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Bald ist Winterzeit und die Weihnachtsfeier-Saison offiziell eröffnet.

Für Arbeitgeber einerseits eine schöne Gelegenheit, das Team zu feiern und den Zusammenhalt zu stärken.

Gleichzeitig oder auch nach der Feier stellen sich häufig juristische Fragen.

Die wichtigsten Fragen aus arbeitsrechtlicher Sicht (und die passenden Antworten) habe ich hier zusammengestellt:

 

 

Haben die Mitarbeiter einen Anspruch auf die Weihnachtsfeier?

Grundsätzlich sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Weihnachtsfeier zu veranstalten. Richten sie aber mehrere Jahre hintereinander eine Weihnachtsfeier aus und weisen sie nicht darauf hin, dass dies freiwillig und ohne einen Rechtsanspruch für die Zukunft erfolgt, kann eine betriebliche Übung entstehen. Dann wäre ein Rechtsanspruch der Mitarbeiter auf die Ausrichtung einer Weihnachtsfeier durchaus denkbar. Die Fälle, in denen die Arbeitnehmerschaft auf die Durchführung einer Weihnachtsfeier besteht, dürften aber eher selten vorkommen. Will der Arbeitgeber jedoch sicher sein, sollte er im Vorfeld auf die Freiwilligkeit (z. B. in dem Einladungsschreiben) hinweisen.

 

Kann ich einzelne Mitarbeiter ausschließen?

Ohne einen sachlichen Grund dürfen Mitarbeiter natürlich nicht ausgeschlossen werden. Wenn sich ein Mitarbeiter aber beispielsweise auf ähnlichen Veranstaltungen zuvor danebenbenommen hat, kann sein Ausschluss durchaus zulässig sein. Diese Entscheidung darf aber nicht willkürlich oder gar diskriminierend sein. Ein Mitarbeiter darf also auf keinen Fall grundlos oder gar wegen seiner Religion, seines Geschlechts, etc. ausgeschlossen werden.

 

Kann ich die Mitarbeiter anweisen, an der Weihnachtsfeier teilzunehmen?

Ganz klar: Nein. Unabhängig davon, ob die Weihnachtsfeier während oder außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, der Arbeitgeber kann niemanden zwingen, mitzumachen. Außerhalb der Arbeitszeit kann der Arbeitgeber ohnehin nicht darüber entscheiden, weil die Teilnahme freiwillig ist. Aber auch wenn die Weihnachtsfeier innerhalb der Arbeitszeit stattfindet, kann niemand zum Feiern gezwungen werden. Will ein Mitarbeiter nicht teilnehmen, muss er aber ganz normal arbeiten.

 

Zählt die Weihnachtsfeier zur Arbeitszeit?

Wenn die Weihnachtsfeier in der Freizeit stattfindet, muss die Zeit natürlich nicht nachgearbeitet werden. Eine Zeitgutschrift erfolgt aber ebenfalls nicht, weil die Veranstaltung freiwillig ist. Wenn die Weihnachtsfeier innerhalb der Arbeitszeit ausgerichtet wird, muss diese Zeit nur nachgearbeitet werden, wenn dies im Vorfeld entsprechend kommuniziert wurde. Andernfalls dürfen die Mitarbeiter davon ausgehen, dass sie für die Weihnachtsfeier freigestellt werden.

 

Kann Fehlverhalten während der Weihnachtsfeier arbeitsrechtliche Konsequenzen haben?

Während der Weihnachtsfeier sollte ausgelassenes Feiern natürlich erlaubt sein. Aber auch wenn der Umgang miteinander lockerer als sonst ist, bleibt der betriebliche Charakter der Veranstaltung erhalten. Den Arbeitnehmern muss daher bewusst sein, dass Fehlverhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Belästigungen, verbale Entgleisungen o. Ä. können zu einer Abmahnung und in besonders schwerwiegenden Fällen sogar zu einer fristlosen Kündigung führen. Hierbei ist unerheblich, ob die Weihnachtsfeier während oder außerhalb der Arbeitszeit stattfindet. Auch ein übermäßiger Alkoholkonsum muss nicht als Rechtfertigung akzeptiert werden.

 

Haben die Mitarbeiter das Recht, am Tag nach der Weihnachtsfeier später zur Arbeit kommen?

Der Gedanke ist durchaus nachvollziehbar. Schließlich dauern Weihnachtsfeiern nicht selten bis in die späten Abendstunden. Nichtsdestotrotz, ohne eine anderweitige vorherige Absprache mit dem Arbeitgeber müssen die Mitarbeiter am nächsten Tag pünktlich zur Arbeit erscheinen.

 

Ist die Weihnachtsfeier ein geldwerter Vorteil?

Die Weihnachtsfeier ist grundsätzlich eine Betriebsveranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter, die bis zu einer Grenze von aktuell 110,00 EUR pro Mitarbeiter für die Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei ist. Im Rahmen der Weihnachtsfeier werden häufig kleine Weihnachtsgeschenke überreicht. Ist das der Fall, müssen die Arbeitgeber beachten, dass diese bei der Frage der Steuerfreiheit berücksichtigt werden. In diesem Fall kann es schnell dazu kommen, dass die Grenze von 110,00 EUR insgesamt überschritten wird.

In den Zeiten des Fachkräftemangels ist die Freude über die Einstellung eines neuen Mitarbeiters groß.In diesem Zusammenhang stellt sich allerdings die Frage, welche Punkte im Arbeitsvertrag unbedingt zu regeln sind und wo die häufigsten Fehlerquellen liegen. Bei schlechten oder intransparenten Formulierungen kann nämlich die Freude über die Neueinstellung schnell getrübt werden.

 

Hier die Zusammenstellung der häufigsten Fehler in den Arbeitsverträgen die Sie als Arbeitgeber unbedingt vermeiden sollten:

 

Beginn des Arbeitsverhältnisses und Probezeit

Bei einem neuen Mitarbeiter stellt sich natürlich die Frage der Probezeit. Hier sollten Sie unbedingt darauf achten, die Probezeit und ihre Dauer (maximal 6 Monate) explizit im Vertrag zu erwähnen. Der neue Mitarbeiter soll zudem auf keinen Fall vor der Unterschrift des Vertrages beschäftigt werden. Die für die Dauer der Probezeit verkürzte Kündigungsfrist von 2 Wochen muss zudem ausdrücklich in dem Vertrag stehen.

 

Überstunden

Wollen Sie, dass eine gewisse Anzahl an Überstunden mit dem Grundgehalt abgegolten ist, müssen Sie eine konkrete Zahl benennen. Denn eine unpräzise oder intransparente Regelung führt dazu, dass schon die erste Überstunde gesondert vergütet werden muss.

 

Vorübergehende Verhinderung

Vielen Arbeitgebern ist nicht klar, dass ein Arbeitnehmer, der vorübergehend unverschuldet der Arbeit fernbleibt, weiterhin sein Arbeitsentgelt beanspruchen kann. Diese Folge können (und sollten) Sie durch eine Regelung im Arbeitsvertrag ausschließen.

 

Urlaub

20 Urlaubstage im Jahr sieht das Bundesurlaubsgesetz bei einer 5-Tage-Woche vor. In den meisten Betrieben wird aber inzwischen deutlich mehr Urlaub gewährt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, klar zwischen dem gesetzlichen und dem übergesetzlichen Urlaub zu differenzieren und für den übergesetzlichen Teil abweichende Regeln, z. B. zum Verfall oder zur Abgeltung aufzustellen. Ohne eine klare Trennung zwischen dem gesetzlichen und dem übergesetzlichen Urlaub bleibt das Bundesurlaubsgesetz gleichermaßen anwendbar, was oft nachteilhaft ist.

Ebenfalls empfehlenswert ist die klare Benennung der Referenz, auf die sich die Anzahl der Urlaubstage bezieht (z. B. 5-Tage-Woche), um Missverständnisse von vorn herein zu vermeiden.

 

Kündigung

Bei dem Thema Kündigung sollten Sie zunächst überlegen, ob die gesetzliche Regelung (Kündigungsfrist von 4 Wochen) Ihren betrieblichen Anforderungen genügt. Immer häufiger haben die Arbeitgeber, vor allem aufgrund Fachkräftemangels, ein Interesse daran, von Anfang an eine längere Kündigungsfrist zu vereinbaren, um dadurch mehr Planungssicherheit zu bekommen.

 

Jenseits der Frage, welche Kündigungsfrist zu Beginn des Arbeitsverhältnisses gelten soll, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Geltung verlängerter Fristen (z. B. wegen der Betriebszugehörigkeit) ebenfalls für den Arbeitnehmer vereinbart wird. Denn das Auslassen einer diesbezüglichen ausdrücklichen Regelung führt dazu, dass für den Arbeitnehmer fortlaufend die kurze Kündigungsfrist, im ungünstigsten Fall die Frist von 4 Wochen, erhalten bleibt, auch wenn er schon seit Jahren im Betrieb arbeitet.

 

Ausschlussfristen

Die Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren. Das ist eine lange Zeit. Durch eine vertragliche Regelung kann diese Frist aber erheblich abgekürzt werden. Hierbei müssen Sie beachten, dass bestimmte Ansprüche nicht von einer solchen Verfallsklausel erfasst werden dürfen. Tun Sie es nicht, können Sie sich auf den Verfall nicht berufen.

 

Fazit

Die Erstellung von Arbeitsverträgen stellt Arbeitgeber immer wieder vor Herausforderungen. Viele greifen hier zu altbewährten Musterverträgen oder gar welchen aus dem Internet, ohne darauf zu achten, wie die einzelnen Punkte geregelt sind. Hierdurch wird aber die Gelegenheit verpasst, den Arbeitsvertrag optimal auf die konkrete betriebliche Situation anzupassen. Im schlimmsten Fall stellt sich im Nachhinein heraus, dass die verwendeten Formulierungen unzureichend oder gar unzulässig sind. Das kann kostspielige Folgen haben, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

 

Haben Sie Fragen zum Arbeitsvertrag? Wir beantworten sie gerne! 

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Ab Januar 2024 erhöht sich der gesetzliche Mindestlohn von derzeit 12,00 EUR auf 12,41 pro Stunde. Für welche Beschäftigten der Mindestlohn gilt und was die Arbeitgeber sonst bei dem Thema unbedingt beachten müssen, hier kurz und verständlich zusammengefasst.

 

 Wie hoch ist der Mindestlohn ab 2024?

Ab dem 01.01.2015 wurde in Deutschland festgelegt, dass die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern pro Arbeitsstunde einen gesetzlichen Mindestlohn von mindestens 8,50 EUR brutto zahlen müssen. In den Folgejahren stieg dieser Betrag mehrfach an, zuletzt im Oktober 2022 auf 12,00 EUR pro Arbeitsstunde. Nun wird der Mindestlohn zum 01.01.2024 auf 12,41 EUR angehoben.

 

Für wen gilt der Mindestlohn und für wen nicht?

Erfasst werden alle Arbeitnehmer, die in Deutschland arbeiten. Darunter fallen also auch die Minijobber, vorübergehend beschäftigte Saisonarbeitskräfte und auch die Arbeitnehmer aus dem Ausland.

Der Mindestlohn gilt nicht für Jugendliche unter 18 Jahren ohne Berufsausbildung, Azubis, Ehrenamtler und Langzeitarbeitslose in den ersten 6 Monaten der Beschäftigung.

 

Was ist mit den Praktikanten?

Da Praktikanten grundsätzlich als Arbeitnehmer im Sinne des Mindestlohngesetzes gelten, haben sie einen Anspruch auf den Mindestlohn. Hiervon macht das Gesetz allerdings Ausnahmen. Der Mindestlohn muss demnach nicht gezahlt werden, wenn es sich um ein Pflichtpraktikum, ein dreimonatiges Orientierungs- oder ein Begleitpraktikum handelt. Wann welches Praktikum vorliegt, ist in der Praxis oft nicht einfach zu beurteilen. Orientierungshilfe bieten hier einige gerichtliche Entscheidungen zu dieser Thematik. Aus Arbeitgebersicht ist vor allem bei Überschreitung der Drei-Monats-Grenze Vorsicht geboten!

 

Mindestlohn und Minijob: Was ist hier zu beachten?

Wie bereits erwähnt, haben auch Minijobber Anspruch auf den Mindestlohn. Eine automatische Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze aufgrund der Erhöhung des Mindestlohns ist seit 2022 kein Thema mehr. Seitdem steigt die Geringfügigkeitsgrenze mit dem Mindestlohn zusammen. Sie wird wie folgt berechnet:

 

Mindestlohn/Stunde * 130 / 3 = Geringfügigkeitsgrenze

Damit erhöht sich der Betrag, der im Rahmen eines Minijobs verdient werden kann, automatisch mit der Anhebung des Mindestlohns. Bei einem Mindestlohn von 12,41 EUR/Stunde liegt die Geringfügigkeitsgrenze ab dem 01.01.2024 bei 538,00 EUR.

 

Was passiert, wenn die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird?

Zunächst einmal ist für die Frage des Geringfügigkeitsstatus der Jahreswert maßgeblich. Ab 2024 liegt dieser bei 6.456,00,00 EUR. Wenn ein Minijobber also beispielsweise in einem Monat 726,00 EUR, im Folgemonat dafür aber lediglich 350,00 EUR verdient, bleibt der Minijobstatus erhalten.

Auch die Überschreitung dieses Jahresbetrages führt nicht automatisch zur Statusänderung, solange es sich um ein gelegentliches (maximal zweimaliges) und unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze handelt und in dem Monat nicht das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird.

Beispiel:

Eine Aushilfskraft in der Gastronomie, die normalerweise 538,00 EUR/Monat verdient, wird gebeten, eine kranke Kollegin zu vertreten und verdient in diesem Vertretungsmonat 1.076,00 EUR. Da die Überschreitung nicht vorhersehbar war, nur einmal passierte und das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze zwar erreicht, aber nicht überschritten wurde, bleibt die Beschäftigung geringfügig. 

 

Der Geringfügigkeitsstatus entfällt aber wenn:

• die Überschreitung öfter als zweimal innerhalb eines Jahres passiert
• die Geringfügigkeit um mehr als das Doppelte überschritten wird
• nicht unvorhersehbar war

Vor allem bei der Unvorhersehbarkeit ist Vorsicht geboten. Beispielsweise eine Urlaubsvertretung würde nicht unter diese Kategorie fallen.

 

Kann ein geringerer Lohn vereinbart werden?

Nein, das ist nicht möglich! Der Mindestlohn ist unabdingbar! Die Unverzichtbarkeit hat eine weitere Konsequenz: In den Arbeitsverträgen werden häufig Verfallsklauseln vereinbart, wonach die Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nach Ablauf einer bestimmten Zeit nicht mehr geltend gemacht werden können. Wenn vor dem vereinbarten Verfall die Ansprüche auf den Mindestlohn nicht explizit ausgeschlossen werden, führt dies regelmäßig zur Unwirksamkeit der Klausel.

 

Was droht bei Verstößen?

Die Nichteinhaltung des Mindestlohns kann ein Bußgeld von bis zu 500.000 EUR zur Folge haben. Aber auch beispielsweise ein Verstoß gegen die Dokumentationspflicht kann mit einem empfindlichen Bußgeld von bis zu 30.000 EUR geahndet werden.

 

Fazit

Für die Arbeitnehmer ist die Erhöhung des Mindestlohns eine gute Nachricht. Für die Arbeitgeber bedeutet dies eine weitere finanzielle Belastung, weil dadurch nicht nur die reinen Lohnkosten, sondern ebenfalls die Sozialversicherungsabgaben steigen. Der Mindestlohn soll aber zwingend eingehalten werden, weil sonst, spätestens wenn der betroffene Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, eine entsprechende Nachzahlung droht. In Anbetracht des drohenden Bußgelds wäre die Nachzahlung des Lohns an sich noch das kleinere Problem. Die Arbeitgeber sollten zudem bei denjenigen Beschäftigten (z.B. Praktikanten), bei denen die Geltung des Mindestlohns nicht zwingend ist, besonders vorsichtig sein und auf eine entsprechende Dokumentation und Einhaltung der geltenden Regeln achten.

 

Haben Sie noch Fragen zum Mindestlohn oder Minijob? Wir beantworten sie gerne! 

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Das Bundesarbeitsgericht hat neulich zum Zeitpunkt des Beginns des Kündigungsschützes einer Mitarbeiterin während der Schwangerschaft entschieden (Urteil vom 24.11.2022 2 AZR 11/22). Bereits an sich ein spannendes Thema obwohl das BAG seine bisherige Rechtsprechung lediglich bestätigt hat. Das Urteil selbst und vermehrte Anfragen der Arbeitgeber zur Schwangerschaft und Arbeitsrecht haben mich dazu veranlasst die wichtigsten Aspekte dieses wichtigen Themas zu veranschaulichen. Hier die wichtigsten Fragen (und Antworten) aus Perspektive der Arbeitgeber:

 

Darf ich eine Bewerberin oder Mitarbeiterin nach der Schwangerschaft oder diesbezüglichen Plänen fragen?

Klare Antwort: Nein! Diese Frage ist unzulässig. Die Bewerberin darf in diesem Fall sogar lügen. Zudem setzt sich der Arbeitgeber, wenn er danach fragt, der Gefahr aus, wegen einer möglichen Diskriminierung mit Schadensersatzansprüchen nach AGG konfrontiert zu werden.

 

Darf ich einer Schwangeren kündigen?

Die Kündigung einer schwangeren Mitarbeiterin ist unzulässig. Dieser Kündigungsschutz greift (das hat das BAG in der aktuellen Entscheidung bestätigt) schon 280 Tage vor dem ausgerechneten Entbindungstermin.

Das Gesetz lässt die Kündigung nur in krassen Ausnahmefällen zu. Dazu bedarf es aber der Zustimmung der zuständigen Behörde (in NRW sind es die bspw.  die Bezirksregierungen).

Geregelt im § 17 MuSchG

 

Was ist, wenn ich von der Schwangerschaft noch nicht erfahren habe?

Wenn Sie noch nichts von der Schwangerschaft wissen, können sie natürlich kündigen. Wenn Ihnen die Mitarbeiterin innerhalb von zwei Wochen nach Ausspruch der Kündigung die Schwangerschaft anzeigt, wird die Kündigung aber unwirksam.

Geregelt im § 17 MuSchG

 

Kann ich die Schwangere weiterhin beschäftigen?

Schwangerschaft ist zunächst kein Hindernis, der Arbeit weiterhin nachzugehen. Erst sechs Wochen vor der Entbindung und i.d.R. acht Wochen nach der Entbindung besteht das gesetzliche Beschäftigungsverbot. Wenn bestimmte Gründe dies rechtfertigen (z.B. besondere Gefahren am Arbeitsplatz oder der Gesundheitszustand der Schwangeren), kann aber schon viel früher ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden.

Geregelt im § 3 MuSchG

 

Muss ich die Schwangere für ärztliche Untersuchungen freistellen?

Ja! Arbeitgeber sind verpflichtet, die Schwangere für ihre Untersuchungen beim Frauenarzt (bezahlt) freizustellen.

Geregelt im § 7 MuSchG

 

Die Schwangere Mitarbeiterin nimmt nach der Geburt Elternzeit. Kann ich währenddessen kündigen?

Nein. Auch in dieser Phase gilt ein Kündigungsverbot. Der Arbeitgeber darf nur in äußersten Ausnahmefällen und mit Zustimmung der zuständigen Behörde kündigen.

Geregelt im § 18 BEEG

 

ACHTUNG! Während der Elternzeit entstehen Urlaubsansprüche!

Viele Arbeitgeber wissen nicht, dass die Mitarbeiter in der Elternzeit Urlaubsansprüche erwerben. Bei einer längeren Elternzeit (z.B. zwei Jahre) können sich so, viele Urlaubstage ansammeln. Das kann später teuer werden, wenn die Mitarbeiterin entweder nach dem Ende der Elternzeit oder aus der Elternzeit heraus das Arbeitsverhältnis kündigt. Hier sieht das Gesetz die Möglichkeit vor, diesen Urlaubsanspruch zu kürzen.

Wichtig: die Kürzungserklärung muss die konkrete Elternzeit betreffen und darf nicht schon im Vorfeld (z.B. im Arbeitsvertrag) pauschal ausgesprochen werden. Die Elternzeit wird schriftlich angemeldet und von dem Arbeitgeber i.d.R. bestätigt. In diesem Bestätigungsschreiben kann die Kürzung des Urlaubs erklärt werden.

Geregelt im § 17 BEEG

 

Haben Sie noch Fragen zur Schwangerschaft und Arbeitsverhältnis oder Elternzeit? Wir beantworten sie gerne! 

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Am 01. Oktober ist es soweit:  Der gesetzliche Mindestlohn wird von 10,45 EUR auf 12,00 EUR pro Stunde angehoben. Die Konsequenzen dieses Anstiegs gehen weit über die bloße Gehaltserhöhung für die Mitarbeiter hinaus. Für welche Beschäftigten der Mindestlohn gilt, wer die Höhe festlegt und was die Arbeitgeber bei dem Thema unbedingt beachten müssen, hier für sie zusammengefasst.

 

Wie hoch ist der Mindestlohn und wer entscheidet darüber?

Ab dem 01.01.2015 wurde in Deutschland festgelegt, dass die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern pro Arbeitsstunde einen gesetzlichen Mindestlohn von mindestens 8,50 EUR brutto zahlen müssen. In den Folgejahren stieg dieser Betrag noch mehrfach an: allein im Jahr 2022 gab es bereits zwei Erhöhungen: auf 9,82 EUR (zum 01.01.2022) und auf 10,45 EUR (zum 01.07.2022).

Nun wird der Mindestlohn zum 01.10.2022 auf 12,00 EUR angehoben. Mit einer Steigerung von fast 15% gegenüber dem bisherigen Betrag ist das bislang die größte Erhöhung.

Nicht nur die Größenordnung der aktuellen Erhöhung, sondern auch die Art und Weise ihres Zustandekommens ist unüblich: sie erfolgt durch eine einmalige Änderung des Mindestlohngesetzes und nicht wie bisher als Erlass einer Verordnung durch die Bundesregierung auf Empfehlung der Mindestlohnkommission nach dem Mindestlohngesetz.

Über die künftigen Anhebungen entscheidet wieder die Mindestlohnkommission. Die nächste Anpassung darf allerdings erst zum 30.07.2023 entschieden und für die Zeit ab dem 01.01.2024 ausgeführt werden. Bis Januar 2024 wird also keine weitere Erhöhung des Mindestlohns kommen.

 

Für wen gilt der Mindestlohn und für wen nicht?

Erfasst werden alle Arbeitnehmer, die in Deutschland arbeiten. Darunter fallen also auch die Minijobber, vorübergehend beschäftigte Saisonarbeitskräfte und auch die Arbeitnehmer aus dem Ausland.

Der Mindestlohn gilt nicht für Jugendliche unter 18 Jahren ohne Berufsausbildung, Azubis, Ehrenamtler und Langzeitarbeitslose in den ersten 6 Monaten der Beschäftigung.

 

Was ist mit den Praktikanten?

Da Praktikanten grundsätzlich als Arbeitnehmer im Sinne des Mindestlohngesetzes gelten, haben sie einen Anspruch auf den Mindestlohn. Hiervon macht das Gesetz allerdings Ausnahmen. Der Mindestlohn muss demnach nicht gezahlt werden, wenn es sich um ein Pflichtpraktikum, ein dreimonatiges Orientierungs- oder ein Begleitpraktikum handelt. Wann welches Praktikum vorliegt, ist in der Praxis oft nicht einfach zu beurteilen. Orientierungshilfe bieten hier einige gerichtliche Entscheidungen zu dieser Thematik. Aus Arbeitgebersicht ist vor allem bei Überschreitung der dreimonatigen Grenze Vorsicht geboten!

 

Mindestlohn und Minijob: Was ist hier zu beachten?

Wie bereits erwähnt, haben auch Minijobber Anspruch auf den Mindestlohn. Dem Gesetzgeber war jedoch bewusst, dass die Anhebung des Mindestlohns auf 12,00 EUR in vielen Beschäftigungsverhältnissen zur Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze von 450,00 EUR führen kann. Bereits mit der Anhebung des Mindestlohns auf 10,45 EUR war teilweise eine Reduzierung der Arbeitszeit der einzige Weg, um die 450,00 EUR Grenze nicht zu überschreiten. Bei der aktuellen Gesetzesänderung begegnet der Gesetzgeber diesem Problem mit einer Dynamisierung der Geringfügigkeitsgrenze. An Stelle eines festen Geringfügigkeitsbetrages (bislang 450,00 EUR) wird ab dem 01.10.2022 bei der Festlegung der Geringfügigkeitsgrenze wie folgt berechnet:

 

Mindestlohn/Stunde * 130 / 3 = Geringfügigkeitsgrenze

 

Damit erhöht sich der Betrag, der im Rahmen eines Minijobs verdient werden kann automatisch mit der Anhebung des Mindestlohns. Beim Mindestlohn von 12,00 EUR/Stunde liegt die Geringfügigkeitsgrenze ab dem 01.10.2022 bei 520,00 EUR (12 * 130 / 3 = 520).

 

Achtung! Minijobs sind nicht per se rentenversicherungsfrei.

Minijobber sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig! Das bedeutet, dass sie in der Rentenversicherung kraft Gesetzes versichert sind und sich an der Beitragszahlung beteiligen müssen. Sie haben allerdings die Möglichkeit, die Befreiung von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung zu beantragen. Die entsprechende Erklärung müssen sie gegenüber dem Arbeitgeber abgeben. Dieser muss den Arbeitnehmer über diesen Sachverhalt im besten Fall direkt im Arbeitsvertrag aufklären. Im Arbeitsvertrag kann zudem direkt die entsprechende Erklärung bzgl. der Befreiung vorgesehen werden. In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sind geringfügig Beschäftigte versicherungsfrei. Kehrseite dieser Versicherungsfreiheit ist allerdings, dass die Minijobber beispielsweise keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben.

 

Was passiert, wenn die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird?

Zunächst einmal ist für die Frage des Geringfügigkeitsstatus der Jahreswert von 6.240,00 EUR maßgeblich. Wenn ein Minijobber also beispielsweise in einem Monat 650,00 EUR, im Folgemonat dafür aber lediglich 390,00 EUR verdient, bleibt der Minijobstatus erhalten.

Auch die Überschreitung dieses Jahresbetrages führt nicht automatisch zur Statusänderung, solange es sich um ein gelegentliches (maximal zweimaliges) und unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze handelt und in dem Monat nicht das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird.

Beispiel:

Eine Aushilfskraft in der Gastronomie, die normalerweise 520,00 EUR/Monat verdient, wird gebeten, eine kranke Kollegin zu vertreten und verdient in diesem Vertretungsmonat 1.040,00 EUR. Da die Überschreitung nicht vorhersehbar war, nur einmal passierte und das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze zwar erreicht, aber nicht überschritten wurde, bleibt die Beschäftigung geringfügig. 

 

Wenn die Überschreitung aber öfter als zweimal innerhalb eines Jahres passiert, nicht unvorhersehbar war oder die Geringfügigkeit um mehr als das Doppelte überschritten wird, entfällt des Geringfügigkeitsstatus.

 

Was passiert mit den Midijobbern die 450,01 bis 520 Euro verdienen?

Die Verschiebung der Geringfügigkeitsgrenze führt dazu, dass die Midijobber, die bis zum 30.09.2022 im Monat durchschnittlich 450,01 bis 520,00 Euro verdienen, ab dem 01.10.2022 die Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten. Sie werden aber nicht automatisch zu Minijobbern, sondern behalten vorerst ihren (Versicherungspflichtigen) Status. Für sie gelten Übergangsregelungen wonach sie in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und in der Arbeitslosenversicherung versichert bleiben, allerdings bis längstens zum 31.12.2023. Für sie gelten die bisherigen Regelungen für einen Midijob bis Ende 2023 also weiterhin.

Bezüglich der Höhe der Beiträge wird weiterhin die bis zum 30.09.2022 maßgebende Formel für den Übergangsbereich angewendet. Die betroffenen Arbeitnehmer können sich aber in jedem einzelnen Versicherungszweig von der Versicherungspflicht über einen entsprechenden Antrag bei ihrem Arbeitgeber befreien lassen.

 

Kann im Wege einer individuellen Absprache mit dem Arbeitnehmer ein geringerer Lohn vereinbart werden?

Nein, das ist nicht möglich! Der Mindestlohn ist zwingend zu beachten, weil er kraft Gesetz unabdingbar ist. Die Unverzichtbarkeit hat eine weitere Konsequenz: In den Arbeitsverträgen werden häufig Verfallsklauseln vereinbart, wonach die Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nach Ablauf einer bestimmten Zeit nicht mehr geltend gemacht werden können. Wenn vor dem vereinbarten Verfall die Ansprüche auf den Mindestlohn nicht explizit ausgeschlossen werden, führt dies regelmäßig zu einer Gesamtunwirksamkeit der Klausel.

 

Was droht bei Verstößen?

Die Nichteinhaltung des Mindestlohns kann ein Bußgeld von bis zu 500.000 EUR zur Folge haben. Aber auch beispielsweise ein Verstoß gegen die Dokumentationspflicht kann mit einem empfindlichen Bußgeld von bis zu 30.000 EUR geahndet werden.

 

Fazit

Für die Arbeitnehmer ist die Erhöhung des Mindestlohns natürlich eine gute Nachricht. Für die Arbeitgeber bedeutet dies eine weitere finanzielle Belastung, zusätzlich zu den ohnehin schon gestiegenen Kosten. Dies darf aber keinesfalls zu Lohnzahlung unterhalb des Mindestlohns führen, weil dann damit zu rechnen ist, dass der betroffene Arbeitnehmer spätestens beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis eine entsprechende Nachzahlung fordern, wobei diese in Anbetracht der übrigen drohenden Konsequenzen aber das kleinere Problem darstellen dürfte. Die Arbeitgeber sollten zudem bei denjenigen Beschäftigten (z.B. Praktikanten) bei denen die Geltung des Mindestlohns nicht zwingend ist, besonders vorsichtig sein und auf eine entsprechende Dokumentation und Einhaltung der geltenden Regeln achten.

Das BAG hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass die Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Die Hintergründe der Entscheidung des BAG zur Arbeitszeiterfassung und die möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen hier zusammengefasst.

 

Was ist passiert?

Bei der Entscheidung ging es ursprünglich gar nicht um die Frage, ob die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht: vielmehr hatte ein Betriebsrat geklagt, der der Auffassung war, dass er bezüglich der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems ein Initiativrecht habe; konkret, dass er basierend auf seinem Mitbestimmungsrecht bezogen auf technische Einrichtungen zur Überwachung der Mitarbeiter, die Einführung der Zeiterfassung initiieren kann.

Das Landesarbeitsgericht Hamm gab dem Betriebsrat in der zweiten Instanz sogar Recht. Es war der Auffassung, dass ein Mitbestimmungsrecht (gem.  § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) auch das Initiativrecht des Betriebsrats beinhalte. Diese Norm regelt das Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung einer technischen Einrichtung zur Überwachung der Mitarbeiter. Hierunter fällt auch ein Arbeitszeiterfassungssystem, denn bei der Frage des Mitbestimmungsrechts reicht es aus, dass es um ein System geht, das objektiv dazu geeignet ist die Arbeitsleistung zu überwachen. Auf die Absichten des Arbeitgebers kommt es hiergegen nicht an.

 

Vermeintlicher Sieg vor dem BAG.

Vor dem BAG hatte der Arbeitgeber auf den ersten Blick Erfolg. Das BAG lehnte das Initiativrecht des Betriebsrats bezüglich der Einführung der Arbeitszeiterfassung ab. Die Begründung dieser Entscheidung führt aber im Ergebnis dazu, dass der Arbeitgeber keineswegs als Sieger hervorgeht. Das BAG lehnte das Initiativrecht des Betriebsrats mit dem Argument ab, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergebe sich bereits aus dem geltenden Gesetz.

Hier greift das Bundesarbeitsgericht nicht etwa auf die Normen des Arbeitszeitgesetzes, sondern auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Dieser regelt, dass der Arbeitgeber Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen hat, diesbezüglich für die geeignete Organisation sorgen muss und die erforderlichen Mittel bereitzustellen hat.

Bei der Frage, was unter diesen Maßnahmen zu verstehen ist, zieht das BAG das „Stechuhr Urteil“ des EuGH vom 14.05.2019 (C-55/18) heran und führt aus, dass bei einer unionsrechtkonformen Auslegung der Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits besteht.

Bislang waren sich Juristen überwiegend einig, dass aus dem Stechuhr-Urteil des EuGH keine unmittelbaren Konsequenzen für die deutschen Arbeitgeber folgen. Denn der Fall betraf nicht das deutsche, sondern das spanische Recht. Man war sich daher überwiegend einig, dass vorerst der deutsche Gesetzgeber gefragt ist und die Arbeitsgesetze entsprechend reformieren muss. Das sieht das BAG nun anders.

 

Konsequenzen für die Arbeitgeber.

Für die Arbeitgeber bedeutet die Entscheidung des BAG, dass sie ab jetzt die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter (und nicht nur Überstunden) dokumentieren müssen. Da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, nach den Ausführungen des BAG, dem bereits geltenden Gesetz entnommen werden kann, gibt es auch keine Übergangsfrist, in welcher der Arbeitgeber die Entscheidung über ein geeignetes System treffen kann.

Wie weitreichend die Konsequenzen der BAG-Entscheidung sind, kann momentan noch nicht eingeschätzt werden; diese Entscheidung wirft im Ergebnis mehr Fragen auf als sie beantwortet:

Was passiert beispielsweise, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeit trotz der vermeintlichen Pflicht nicht dokumentiert oder, wenn die Mitwirkung des Arbeitnehmers bei der Arbeitszeiterfassung fehlt?

Ändert die Entscheidung des BAG etwas an der Verteilung der Beweislast in einem Überstundenprozess? Schließlich hat das BAG noch im Mai diesen Jahres ein Urteil gefällt und seine bisherige Auffassung bestätigt, dass es Sache des Arbeitnehmers ist, die behaupteten Überstunden zu beweisen (mehr zu diesem Thema hier).

Letztlich stellt sich auch die Frage nach den Konsequenzen im Betriebsverfassungsrecht. Hat der Betriebsrat bei der Frage der Arbeitszeiterfassung gar kein Mitbestimmungsrecht oder „nur“ kein Initiativrecht?

 

Es bleibt zu hoffen, dass hier die Gründe der Entscheidung des BAG ein wenig Licht ins Dunkle bringen werden (bislang ist nur die Pressemitteilung veröffentlicht).

 

Was sollen die Arbeitgeber jetzt tun?

Die Arbeitgeber sind gut beraten, bereits jetzt die Arbeitszeiteiterfassung zu implementieren. Dafür muss nicht unbedingt sofort eine kostspielige Software angeschafft werden. Die Zeiterfassung kann auch händisch oder mit einer Excel Tabelle erfolgen, zudem ist es auch möglich, diese Aufgabe auf den Arbeitnehmer zu übertragen.

 

Die Arbeitgeber sollten zudem prüfen, ob nicht die bereits verwendete Software über eine Funktion zur Arbeitszeiterfassung verfügt, denn viele gängige Softwareanwendungen haben diese Funktion- sie wurde nur bis jetzt nicht genutzt oder freigeschaltet.

Langfristig sollten sich die Arbeitgeber natürlich Gedanken darüber machen, welches System zur Arbeitszeiterfassung am besten zu den betrieblichen Gegebenheiten passt.

 

Arbeitszeiterfassung nicht nur negativ.

Die große Bestürzung über die BAG-Entscheidung ist zwar nachvollziehbar, muss aber nicht nur negative Folgen haben. Es war ohnehin zu erwarten, dass der Gesetzgeber langfristig die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes reformiert; auch wenn der Zeitpunkt bisher nicht absehbar war, so war die entsprechende Reform aber sicher.

Die ausdrückliche Ablehnung des Initiativrechts des Betriebsrats kann auch durchaus positiv gesehen werden. Denn damit steht fest, dass der Arbeitgeber in erster Linie selbst entscheiden kann, welches System zur Arbeitszeiterfassung einführt werden sollte, was vor allem vor dem Hintergrund der hierdurch entstehenden Kosten ein großer Vorteil ist

Es besteht durchaus die Möglichkeit, die Überstunden zumindest teilweise mit dem Grundgehalt abzugelten, sofern es vom Arbeitgeber klar im Arbeitsvertrag geregelt ist. Die darüberhinausgehenden Überstunden müssen entgeltlich vergütet werden.

Die Arbeitszeiterfassung kann sich (nach der Implementierungsphase) auch als ein nützliches Tool erweisen: hierdurch könnten Prozesse effizienter gestaltet und die Kontrolle von Projekten vereinfacht werden. Viele Arbeitgeber hätten sich während der Coronapandemie sogar ein Arbeitszeiterfassungssystem gewünscht, um die Arbeitszeit der Arbeitnehmer im Homeoffice kontrollieren zu können.

 

Haben Sie Fragen zur Arbeitszeiterfassung? Wir beantworten sie gerne. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Die Sommerzeit und damit auch die intensivste Urlaubszeit gehen langsam dem Ende zu und die Arbeitgeber sollten sich spätestens in dieser Jahresphase mit dem Thema Urlaub befassen. Die häufigsten Fragen, die wichtigsten Aspekte die Arbeitgeber bei der Urlaubsgewährung zwingend zu beachten haben und die möglichen Spielräume hier zusammengefasst:

 

Wieviel Urlaub steht Arbeitnehmern zu?

Bereits die Höhe des Urlaubsanspruchs sorgt oft für Spannungen zwischen den Arbeitsvertragsparteien. Das Bundesurlaubsgesetz spricht von 24 Urlaubstagen im Jahr. Diese Anzahl trifft allerdings nur bei den Arbeitnehmern zu, die an sechs Tagen in der Woche, also von montags bis samstags arbeiten. In der Standardsituation eines Vollzeitarbeitnehmers, der Montag bis Freitag arbeitet, gibt es per Gesetz 20 Urlaubstage.

Der Urlaubsanspruch reduziert sich natürlich weiter, je weniger Tage in der Woche gearbeitet wird. Bei Teilzeitkräften richtet sich die Anzahl der Urlaubstage danach, an wie vielen Tagen in der Woche der jeweilige Arbeitnehmer eingesetzt wird.

Problematisch sind die Fälle in denen sich die Arbeitszeit unterschiedlich auf verschiedene Wochentage verteilt (wenn also z.B. Montag und Dienstag jeweils 8 Stunden, am Mittwoch aber nur 4 Stunden gearbeitet wird). Das Urlaubsrecht diffe­renziert nämlich nicht danach, wie viele Stunden pro Tag gearbeitet wird, sondern bestimmt die Anzahl der Urlaubstage allein anhand der Arbeitstage pro Woche. In einer solchen Konstellation sollten Arbeitgeber daher darauf achten, dass die Mitarbeiter an allen Wochentagen, an denen normalerweise gearbeitet wird, Urlaub nehmen und nicht nur an den Tagen, an denen sie ohne Urlaub 8 Stunden gearbeitet hätten.

 

Urlaubsanspruch nur anteilig oder voll?

Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach sechs Monaten im Arbeitsverhältnis. Endet das Arbeitsverhältnis vor der Erfüllung dieser Wartezeit, steht dem Arbeitnehmer der Urlaub nur anteilig zu. Auch beim Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte nach Ablauf der Wartezeit, bekommt der Arbeitnehmer nur anteilig Urlaub. Scheidet der Arbeitnehmer aber in der zweiten Jahreshälfte aus, steht ihm der volle Urlaubsanspruch für das ganze Jahr zu.

Wird ein Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte eingestellt, sollten die Arbeitgeber unbedingt die Bescheinigung des vorigen Arbeitgebers über die bereits gewährten Urlaubs­tage verlangen. Durch diese Information können sie feststellen, wieviel Urlaub dem Arbeitnehmer tatsächlich noch zusteht. Ohne Vorlage dieser Bescheinigung kann die Urlaubsgewährung sogar verweigert werden. Dieser Aspekt wird durch viele Arbeit­geber vernachlässigt.

 

Wann verfällt der Urlaub?

Grundsätzlich muss der Urlaub in dem jeweiligen Urlaubsjahr gewährt und genommen werden. In vielen Betrieben wird aber geduldet, dass der Urlaub noch bis zum 31. März des Folgejahres genommen wird. Gesetzlichen Anspruch auf die Verlängerung des Bezugszeitraums haben die Arbeitnehmer allerdings nur, wenn der Urlaub bis zum Ende des Jahres nicht genommen werden konnte, beispielsweise wegen eines hohen Arbeitsaufkommens zum Ende des Jahres.

 

Verlängerte Verfallsfrist bei langer Krankheit

Kann Urlaub aber wegen einer längeren Krankheit nicht genommen werden, verfällt er erst zum 31. März des zweiten Folgejahres (Beispiel: Urlaub aus dem Jahr 2022 verfällt erst am 31.03.2024)

 

ACHTUNG! Ohne Hinweis kein Verfall!

Damit der Urlaub überhaupt verfallen kann, ist der Arbeitgeber verpflichtet, auf diesen Umstand rechtzeitig hinzuweisen. Spätestens in der zweiten Jahreshälfte muss der Arbeitgeber, wenn er feststellt, dass seine Arbeitnehmer den Urlaub noch nicht verbraucht/verplant haben, dazu auffordern, den Urlaub noch rechtzeitig zu nehmen und darauf hinweisen, dass er sonst zum Jahresende verfällt. Die Rechtsprechung geht nämlich davon aus, dass der Arbeitnehmer erst dann tatsächlich in die Lage versetzt wird, den Urlaub nehmen zu müssen und zu dürfen, was eine Voraussetzung für einen eventuellen Verfall wäre. Vernachlässigt der Arbeitgeber diese Pflicht, verfällt der Urlaub nicht, sondern geht auf das Folgejahr über.

 

Kann der Arbeitgeber Resturlaub auszahlen?

Der Urlaub muss im laufenden Beschäftigungsverhältnis immer in natura gewährt werden. Eine Auszahlung in Geld ist ausgeschlossen, weil es dem Erholungszweck widersprechen würde. Einen Urlaubsabgeltungsanspruch sieht das Gesetz nur vor, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist und bis dahin die Urlaubstage nicht genommen werden konnten. Bei einer entsprechenden Ausgestaltung des Arbeitsvertrages und einer diesbezüglich korrekten Freistellungserklärung kann der Arbeitgeber den drohenden Urlaubsabgeltungsanspruch verhindern, indem er den Arbeitnehmer bis zur Beendigung freistellt.

 

Apropos „Erholungszweck“:  Darf der Arbeitnehmer im Urlaub arbeiten?

Nein. Eine Erwerbstätigkeit im Urlaub ist verboten, wenn sie dem Urlaubszweck, also der Erholung, widerspricht

 

Was muss bei der Urlaubsgewährung beachtet werden?

Laut Gesetz sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers bei der Festlegung des Urlaubszeitpunktes zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber kann aber den Urlaubs­zeitraum vorgeben. Sollte der Arbeitnehmer diesem allerdings widersprechen, muss dies bei der Urlaubsplanung Beachtung finden.

In der Praxis ist es üblicher, dass der Arbeitnehmer den Urlaub beantragt und der Arbeitgeber diesen gewährt. Eine Selbstbeurlaubung ohne die Gewährung durch den Arbeitgeber ist aber unzulässig und würde einer Arbeitsverweigerung gleichkommen.

 

Verweigerung wegen Hochbetrieb

Der Arbeitgeber kann die Gewährung verweigern, wenn in einer bestimmten Jahreszeit ein erhöhter Arbeitsbedarf besteht (Beispielsweise kann der Arbeitgeber in einer Eisdiele, in der im Sommer Hochbetrieb herrscht, den Urlaub im August verweigern).

 

Was passiert, wenn mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig Urlaub nehmen wollen?

Die Urlaubsgewährung kann auch dann verweigert werden, wenn die Urlaubswünsche mehrerer Arbeitnehmer miteinander kollidieren. Hier muss der Arbeitgeber ent­scheiden, wem er Urlaub gewährt und wer sich einen anderen Zeitpunkt aussuchen muss (Beispielsweise darf der Arbeitgeber den Wunsch eines Familienvaters, der seinen Urlaub in den Schulferien nehmen will, dem Wunsch eines kinderlosen Singles vorziehen).

 

Können Betriebsferien unter Anrechnung der Urlaubstage angeordnet werden?

Grundsätzlich ist die Festlegung des Urlaubs auf eine bestimmte Zeit im Jahr (Betriebs­ferien/Betriebsurlaub) möglich. Hierfür benötigt der Arbeitgeber aber eine klare Rege­lung im Arbeitsvertrag mit einer entsprechenden Ankündigungszeit. Zudem muss dem Arbeitnehmer noch ein Anteil des Urlaubs zur freien Verfügung stehen. Betriebsferien, die wegen ihrer Länge den kompletten Jahresurlaub verbrauchen würden, sind nicht zulässig.

 

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer im Urlaub ist und krank wird?

Erkrankt der Arbeitnehmer während des Urlaubs, hat er grundsätzlich einen Nachge­währungsanspruch. Das bedeutet, dass die Krankheitstage, die auf den Urlaub gefallen sind, dem Urlaubskonto gutgeschrieben werden müssen. Das gilt allerdings nur, wenn die Krankheit durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachgewiesen ist.

 

Was ist bei der Quarantäne in Zusammenhang mit Corona zu beachten?

Ob die Regeln zur Krankheit auch dann gelten, wenn der Arbeitnehmer im Urlaub in die Corona-Quarantäne muss (ohne selbst krank zu sein) ist noch nicht endgültig geklärt und wird von verschiedenen Landesarbeitsgerichten unterschiedlich beant­wortet. Die endgültige Klärung dieser Rechtsfrage durch das Bundesarbeitsgericht steht noch aus.

 

Wann kann der Arbeitgeber den Urlaub kürzen?

Reduziert sich die Anzahl der Wochentage, an denen gearbeitet wird, so verringert sich natürlich auch die Anzahl der Urlaubstage.

Der Arbeitgeber hat darüber hinaus die Möglichkeit, beispielsweise während der Elternzeit, den Urlaub anteilig zu kürzen. Tut er das nicht, erwirbt der Arbeitnehmer auch für die Zeit, in der er aufgrund der Elternzeit nicht arbeitet, den vollen Urlaubs­anspruch.

Der Urlaubsanspruch reduziert sich ebenfalls für Zeiten der Kurzarbeit, allerdings nur für die Zeiträume, in denen die Arbeit vollständig entfallen ist (Kurzarbeit null).

 

Welche Gestaltungsmöglichkeiten haben die Arbeitgeber?

Bezüglich des gesetzlichen Urlaubsanspruchs hat der Arbeitgeber kaum Möglich­keiten, von den geltenden Regeln des Bundesurlaubsgesetzes abzuweichen. In den meisten Betrieben gewähren die Arbeitgeber aber mehr Urlaub, als den Arbeitnehmern gesetzlich zusteht. Bezüglich dieses Mehrurlaubs dürfen andere Regeln aufgestellt werden. So kann beispielsweise der Urlaubsverfall und die Kürzung des Urlaubs bei unterjährigem Ausscheiden vereinbart werden. Bei den entsprechenden vertraglichen Klauseln ist allerdings auf die strikte Trennung zwischen dem gesetzlichen und über­gesetzlichen Urlaub zu achten. Trifft der Arbeitgeber keine expliziten Sonderrege­lungen bezüglich des übergesetzlichen Urlaubs, gelten auch für diesen die Bestimm­ungen des Bundesurlaubsgesetzes.

 

Fazit

Urlaub ist ein sehr wichtiges arbeitsrechtliches Thema, bei dem der Arbeitgeber vieles falsch machen kann. Insbesondere das Unterlassen des Hinweises auf den Verfall zum Ende des Jahres birgt ein erhebliches finanzielles Risiko, weil es dazu führt, dass sich die Urlaubs­ansprüche mehrerer Jahre kumulieren können.

Hinzu kommt, dass die Rechtsprechung zum Urlaub aufgrund des Europarechts im ständigen Wandel ist. Damit es zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht zu unnötigen Spannungen kommt, empfiehlt sich, stets auf klare Regelungen in den Arbeitsverträgen zu achten und die Entwicklungen der Rechtsprechung im Blick zu behalten. Dann können sich die Arbeitnehmer über den Urlaub und die Arbeitgeber über die frisch erholten Mitarbeiter freuen.

 

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Ab dem 01.08.2022 tritt das neue Nachweisgesetz in Kraft. Dieses Gesetz hat nicht nur eine große Relevanz für diejenigen Arbeitgeber, die mit ihren Arbeitnehmern mündliche Arbeitsverträge abschließen. Es setzt ebenfalls neue Mindeststandards in Bezug auf die schriftlichen Arbeitsverträge.

 

Was ist ein Nachweisgesetz und warum gibt es das?

In Deutschland müssen die Arbeitsverträge nicht schriftlich geschlossen werden. Vielmehr reicht eine mündliche Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien aus. Um einen Mindestschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, haben die Arbeitgeber die Pflicht die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem neuen Arbeitnehmer das entsprechende Dokument auszuhändigen (§ 2 NachwG). Bislang waren die Anforderungen an einen solchen Nachweis nicht sonderlich hoch. Die Pflichtangaben betrafen nur die absoluten Kernpunkte des Arbeitsverhältnisses.

Die Nichtbeachtung des Nachweisgesetzes durch die Arbeitgeber hatte auch kaum Konsequenzen. Insbesondere drohte den Arbeitgebern im Falle des Verstoßes kein Bußgeld. Das Gesetz galt zudem bislang nicht für diejenigen Arbeitskräfte, die nur vorübergehend als Aushilfen für maximal einen Monat eingestellt waren.

 

Die wesentlichen Änderungen ab dem 1. August 2022

Anwendungsbereich erweitert, Fristen verkürzt

Die bisherige Ausnahme bezüglich der Aushilfen die nur für maximal ein Monat eingestellt werden entfällt nun. Das bedeutet, dass ab dem 01.08.2022 sämtliche Arbeitskräfte einen Anspruch auf einen Nachweis nach NachwG haben. Diesen Nachweis muss der Arbeitgeber je nach Art der Angabe bereits am ersten Arbeitstag, innerhalb der ersten Woche oder innerhalb des ersten Monats der Beschäftigung aushändigen. Auch inhaltlich kommt einiges auf die Arbeitgeber zu. Einige der bereits vorhandenen Pflichtangaben werden detaillierter, es kommen auch Neue hinzu.

 

Die wichtigsten inhaltlichen Neuregelungen

• Bei (zeitlich) befristeten Arbeitsverträgen muss das Enddatum genannt werden.
• Bei dem Arbeitsort muss (wenn so vorgesehen) auf die Möglichkeit hingewiesen werden, dass der Arbeitnehmer sein Arbeitsort frei wählen kann.
• Wird die Probezeit vereinbart, muss ihre genaue Dauer genannt werden.
• Bei dem vereinbarten Arbeitsentgelt müssen die einzelnen Bestandteile (Grundgehalt, Vergütung für Überstunden, Zuschläge etc.) aufgelistet werden. Zudem muss der Fälligkeitszeitpunkt sowie die Auszahlungsart genannt werden.
• Die Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit, die Ruhepausen und Ruhezeiten angeben. Falls im Schichtsystem gearbeitet wird, muss der vorgesehene Schichtrhythmus genannt werden.
• Bei Arbeit auf Abruf muss zwingend angegeben werden, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit entsprechend des Arbeitsanfalls zu erbringen hat. Hier muss angegeben werden, wie viele Stunden mindestens vergütet werden. Die Angabe zu dem zeitlichen Rahmen in dem die Arbeitsleistung abgerufen werden darf, ist ebenfalls Pflicht. Zudem muss eine Angabe zu der Frist folgen, innerhalb derer der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mitzuteilen hat, wann er arbeiten muss.
• Will der Arbeitgeber Überstunden anordnen dürfen, müssen die Voraussetzungen für die Anordnung ebenfalls niedergelegt werden.
• Bietet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Fortbildungen an, muss auch eine Information darüber in dem Nachweisdokument erfolgen.
• Bietet der Arbeitgeber betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger an, muss er den Namen und die Anschrift dieses Versorgungsträgers angeben.
• Bezüglich der Kündigung muss zwingend ein Hinweis erfolgen, dass die Kündigung der Schriftform entsprechen muss. Es muss die Frist für die ordentliche Kündigung genannt werden. Zudem ist ein Hinweis auf die Drei-Wochen-Frist für die Erhebung der Kündigungsschutzklage verpflichtend. Der Arbeitgeber hat auch auf das „von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren“ hinzuweisen (hier geht es um die Unterrichtung des Betriebsrats sowie z.B. Zustimmungserfordernis des Integrationsamtes bei Kündigung schwerbehinderter Mitarbeiter etc.).
• Gelten Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarung, so muss auch ein entsprechender allgemeiner Hinweis erfolgen.

 

Für wen gilt das neue Nachweisgesetz?

Die neuen Regelungen müssen bei den Arbeitsverträgen, die ab dem 01.08.2022 geschlossen werden, von Anfang an beachtet werden. Das bedeutet, es muss teilweise schon am ersten Tag ein schriftlicher Nachweis über die genannten (und natürlich die bereits jetzt im Nachweisgesetz geregelten) Punkte erfolgen.

Bei den Bestandsmitarbeitern muss ein entsprechender Nachweis erfolgen sobald der konkrete Mitarbeiter dies wünscht. Hier gilt eine Frist von sieben Tagen bzw. einem Monat (je nachdem um welche Angabe es geht) ab dem Zeitpunkt der Aufforderung des Arbeitnehmers.

 

Was droht bei Verstößen?

Die Verletzung der Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz kann ab dem 01.08.2022, anders als bislang, mit einem Bußgeld von bis zu 2.000,00 € belegt werden. Darüber hinaus können Verstöße gegen das Nachweisgesetz zum Nachteil des Arbeitgebers führen, wenn in einem arbeitsgerichtlichen Prozess Streitig wird, was die Parteien im Hinblick auf einen Bestimmten Aspekt vereinbart haben.

 

Fazit

Das neue Nachweisgesetz bringt viele Schärfungen der bisherigen Regelungen mit sich. Insbesondere beim Thema Kündigung kommt einiges an Hinweisen hinzu. Erfreulich ist, dass der Verstoß gegen die Hinweispflicht auf die Frist der Kündigungsschutzklage nicht dazu führt, dass diese Frist nicht zu laufen beginnt. Ein Verstoß gegen das NachwG wird von nun an bußgeldbewehrt. Das Bußgeld wird vermutlich nur in besonders gravierenden Fällen ausgereizt. Aber auch die geringfügigen Verstöße könnten mit Bußgeldern in einem Bereich von mehreren hundert Euro belegt werden.

Die Arbeitgeber sollten das Thema sehr ernst nehmen und bereits im Vorfeld entsprechende Vorkehrungen treffen. Bei denjenigen Arbeitgebern die mit ihren Mitarbeitern schriftliche Arbeitsverträge schließen, müssen die entsprechenden Vorlagen zwingend auf ihre Aktualität überprüft werden. Vor allem bezüglich der Hinweise rund um das Thema Kündigung dürfte davon auszugehen sein, dass kaum ein bislang verwendetes Formular den neuen Anforderungen genügt.

 

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In der Zeit des Fachkräftemangels sind qualifizierte Arbeitnehmer ein rar gesätes Gut. Unter diesen Umständen wundert es nicht, dass die Arbeitgeber nicht selten bereit sind in die Qualifizierung der eigenen Arbeitnehmer zu Investieren. Häufig werden nicht nur die Kosten für die Fortbildung selbst, sondern auch die Reisekosten etc. übernommen. Zudem werden die Mitarbeiter, wenn die Fortbildung nicht gerade am Wochenende stattfindet, für die Zeit der Weiterqualifizierung (bezahlt) freigestellt.

Bei derartigen Investitionen haben die Arbeitgeber großes Interesse daran, dass die Arbeitnehmer nach der Fortbildung lange im Unternehmen bleiben. Um das Risiko der Kündigung kurze Zeit nach der Fortbildungsmaßnahme abzusichern, werden Fortbildungsvereinbarungen mit einer Rückzahlungsklausel geschlossen.

Ein kürzlich vom BAG entschiedener Fall (BAG, Urteil vom 01.03.2022 – 9 AZR 260/21) zeigt, dass die Arbeitgeber bei der Formulierung der Fortbildungsvereinbarungen, vor allem bei den Rückzahlungsklauseln aufpassen müssen, um nicht am Ende doch auf den Kosten sitzen zu bleiben.

 

Was ist passiert?

In dem konkreten Fall ging es um eine Altenpflegerin die eine Fortbildung zum „Fachtherapeut Wunde ICW“ absolviert hat. Für diese Fortbildung würde die Arbeitnehmerin freigestellt. Die Lohn- und Fortbildungskosten in Höhe von rund 4.000,00 EUR übernahm die Arbeitgeberin.

In der Fortbildungsvereinbarung legten die Parteien eine sechsmonatige Bindungsdauer der Arbeitnehmerin fest. Für den Fall der Beendigung des Arbeitsverhältnisses innerhalb dieser Zeit sollten die Kosten (anteilig) von der Arbeitnehmerin zurückgezahlt werden. Die Rückzahlungsklausel sah im Falle einer Eigenkündigung vor, dass die Arbeitnehmerin die Kosten zurückzahlen muss, wenn die Kündigung auf einem von der Arbeitgeberin nicht zu vertretenden Grund beruht.

Die Freude der Arbeitgeberin über die neue Qualifikation der Arbeitnehmerin dauerte nicht lange. Diese kündigte nämlich noch wenige Tage vor der Beendigung der Fortbildungsmaßnahme das Arbeitsverhältnis ordentlich unter Einhaltung der zweimonatigen Kündigungsfrist. Die Arbeitgeberin verlangte daraufhin einen Teil der Kosten der Fortbildung zurück und berief sich auf die Fortbildungsvereinbarung und die darin enthaltene Rückzahlungsklausel.

 

BAG: Rückzahlungsklausel unwirksam

Die Rückzahlungsklausel in der Fortbildungsvereinbarung war nach Auffassung der Erfurter Richter unwirksam, weil sie die Arbeitnehmerin unangemessen benachteiligte. Bei einer Kündigung durch die Arbeitnehmerin selbst, sah die Rückzahlungsklausel die Kostenerstattung vor, wenn die Arbeitgeberin den Kündigungsgrund nicht zu vertreten hat. Im Umkehrschluss erfasste die Klausel also auch diejenigen Kündigungen der Arbeitnehmerin die durch einen Grund bedingt war, die auch sie nicht zu vertreten hatte. Sie hätte die Fortbildungskosten also z.B. auch dann zurückzahlen müssen, wenn sie selbst wegen einer Krankheit gekündigt hätte. Dies führte nach Auffassung des BAG zu einer unangemessenen Benachteiligung der Arbeitnehmerin. Wäre sie nämlich dauerhaft nicht in der Lage gewesen ihre Arbeitsleistung zu erbringen, würde die Arbeitgeberin, auch ohne die Kündigung nicht von den erworbenen Qualifikationen profitieren können. Die Arbeitnehmerin wiederrum würde in einem sinnentleerten (und bei längerer Krankheit unbezahlten) Arbeitsverhältnis feststecken, weil sie sonst zu befürchten hätte bei einer Eigenkündigung die Fortbildungskosten zurückzahlen zu müssen. Diese (mögliche) Folge führte zu einer unangemessenen Benachteiligung der Arbeitnehmerin und folglich zu einem ersatzlosen Entfall der Rückzahlungsklausel.

 

Fazit

Eine im Ergebnis nachvollziehbare Entscheidung die deutlich zeigt, dass  bei der Formulierung der Fortbildungsvereinbarung besonderes Fingerspitzengefühl gefragt ist. Wenn ein Arbeitgeber bereits im Vorfeld einer Fortbildungsmaßnahme an den Abschluss einer entsprechenden Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsklausel denkt ist es schon mal positiv. Das nutzt allerdings wenig, wenn am Ende des Tages die Vereinbarung unwirksam ist. Die Arbeitgeber sollten daher bei der Formulierung der entsprechenden Klauseln vorsichtig zu sein um am Ende des Tages nicht doch auf den eigenen Kosten sitzen zu bleiben. Den Arbeitgebern sollte auch klar sein, dass sie das Risiko einer solchen Investition zwar abmildern aber nie vollständig ausschließen können.

 

 

 

Worauf achten bei Rückzahlungsklauseln?

 

Transparente und Ausgewogene Regelung

Die Fortbildungsvereinbarungen werden in seltenen Fällen individuell ausverhandelt und unterliegen daher in der Regel der AGB Kontrolle. Aus diesem Grund müssen die Arbeitgeber besonders darauf achten, dass die Rückzahlungsklausel transparent formuliert ist und die Rechte beider Parteien im hinreichenden Maße Berücksichtigung finden.

 

Bindung darf nicht zu lang sein

Schon bei der Bindungsfrist ist Vorsicht geboten. Hier müssen die Arbeitgeber stets die konkrete Situation also die Dauer der Fortbildungsmaßnahme und ihre Kosten im Auge behalten. Je länger die Fortbildung und je höher die Kosten, umso länger darf die Bindungsdauer ausgestaltet sein. Die Angemessenheit der Bindungsfrist hängt auch davon ab, ob die Fortbildung einen generellen Nutzen für den Arbeitnehmer hat oder auf das Konkrete Arbeitsverhältnis „maßgeschneidert“ ist. Je nach den Umständen des konkreten Falles kann eine Bindungsfrist von wenigen Monaten bis zu mehreren Jahren angemessen sein.

 

Transparenz

Aus der Fortbildungsvereinbarung muss klar hervorgehen, welche Kosten der Arbeitnehmer zurückzahlen muss, wenn er die Bindungsfrist nicht einhält. Auch das ist nicht unproblematisch, weil die Kosten im Vorfeld häufig nicht exakt beziffert werden können. In diesem Fall muss der Vereinbarung zumindest klar entnommen werden können, welche Kosten erfasst sind (z.B. die Kosten der Veranstaltung, Reisekosten, Übernachtungskosten etc.).

 

Reduzierung des Rückzahlungsbetrages im Laufe der Zeit

Der Rückzahlungsbetrag darf nicht für die gesamte Bindungsdauer starr festgelegt sein, sondern muss sich parallel zum Ablauf der Bindungsfrist reduzieren. Diesem Prinzip liegt der Gedanke zugrunde, dass sich die Investition für den Arbeitgeber im Laufe des Arbeitsverhältnisses durch die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers amortisiert.

 

Differenzierung nach Kündigungsgründen

Schließlich darf die Rückzahlungsklausel das Kündigungsrecht nicht sachwidrig beschränken. Der Aktuelle fall zeigt deutlich, dass bei diesem Punkt Vorsicht geboten ist. Ist die Klausel unwirksam spielt es übrigens keine Rolle, was die Ursache der Kündigung im konkreten Fall war. Eine besonders „ungeschickte“ Formulierung kann sogar bei einer (wirksamen) verhaltensbedingten Kündigung zum Entfall der Rückzahlungspflicht führen.

 

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