Ab dem 01.08.2022 tritt das neue Nachweisgesetz in Kraft. Dieses Gesetz hat nicht nur eine große Relevanz für diejenigen Arbeitgeber, die mit ihren Arbeitnehmern mündliche Arbeitsverträge abschließen. Es setzt ebenfalls neue Mindeststandards in Bezug auf die schriftlichen Arbeitsverträge.
Was ist ein Nachweisgesetz und warum gibt es das?
In Deutschland müssen die Arbeitsverträge nicht schriftlich geschlossen werden. Vielmehr reicht eine mündliche Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien aus. Um einen Mindestschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, haben die Arbeitgeber die Pflicht die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem neuen Arbeitnehmer das entsprechende Dokument auszuhändigen (§ 2 NachwG). Bislang waren die Anforderungen an einen solchen Nachweis nicht sonderlich hoch. Die Pflichtangaben betrafen nur die absoluten Kernpunkte des Arbeitsverhältnisses.
Die Nichtbeachtung des Nachweisgesetzes durch die Arbeitgeber hatte auch kaum Konsequenzen. Insbesondere drohte den Arbeitgebern im Falle des Verstoßes kein Bußgeld. Das Gesetz galt zudem bislang nicht für diejenigen Arbeitskräfte, die nur vorübergehend als Aushilfen für maximal einen Monat eingestellt waren.
Die wesentlichen Änderungen ab dem 1. August 2022
Anwendungsbereich erweitert, Fristen verkürzt
Die bisherige Ausnahme bezüglich der Aushilfen die nur für maximal ein Monat eingestellt werden entfällt nun. Das bedeutet, dass ab dem 01.08.2022 sämtliche Arbeitskräfte einen Anspruch auf einen Nachweis nach NachwG haben. Diesen Nachweis muss der Arbeitgeber je nach Art der Angabe bereits am ersten Arbeitstag, innerhalb der ersten Woche oder innerhalb des ersten Monats der Beschäftigung aushändigen. Auch inhaltlich kommt einiges auf die Arbeitgeber zu. Einige der bereits vorhandenen Pflichtangaben werden detaillierter, es kommen auch Neue hinzu.
Die wichtigsten inhaltlichen Neuregelungen
- Bei (zeitlich) befristeten Arbeitsverträgen muss das Enddatum genannt werden.
- Bei dem Arbeitsort muss (wenn so vorgesehen) auf die Möglichkeit hingewiesen werden, dass der Arbeitnehmer sein Arbeitsort frei wählen kann.
- Wird die Probezeit vereinbart, muss ihre genaue Dauer genannt werden.
- Bei dem vereinbarten Arbeitsentgelt müssen die einzelnen Bestandteile (Grundgehalt, Vergütung für Überstunden, Zuschläge etc.) aufgelistet werden. Zudem muss der Fälligkeitszeitpunkt sowie die Auszahlungsart genannt werden.
- Die Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit, die Ruhepausen und Ruhezeiten angeben. Falls im Schichtsystem gearbeitet wird, muss der vorgesehene Schichtrhythmus genannt werden.
- Bei Arbeit auf Abruf muss zwingend angegeben werden, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit entsprechend des Arbeitsanfalls zu erbringen hat. Hier muss angegeben werden, wie viele Stunden mindestens vergütet werden. Die Angabe zu dem zeitlichen Rahmen in dem die Arbeitsleistung abgerufen werden darf, ist ebenfalls Pflicht. Zudem muss eine Angabe zu der Frist folgen, innerhalb derer der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mitzuteilen hat, wann er arbeiten muss.
- Will der Arbeitgeber Überstunden anordnen dürfen, müssen die Voraussetzungen für die Anordnung ebenfalls niedergelegt werden.
- Bietet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Fortbildungen an, muss auch eine Information darüber in dem Nachweisdokument erfolgen.
- Bietet der Arbeitgeber betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger an, muss er den Namen und die Anschrift dieses Versorgungsträgers angeben.
- Bezüglich der Kündigung muss zwingend ein Hinweis erfolgen, dass die Kündigung der Schriftform entsprechen muss. Es muss die Frist für die ordentliche Kündigung genannt werden. Zudem ist ein Hinweis auf die Drei-Wochen-Frist für die Erhebung der Kündigungsschutzklage verpflichtend. Der Arbeitgeber hat auch auf das „von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren“ hinzuweisen (hier geht es um die Unterrichtung des Betriebsrats sowie z.B. Zustimmungserfordernis des Integrationsamtes bei Kündigung schwerbehinderter Mitarbeiter etc.).
- Gelten Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarung, so muss auch ein entsprechender allgemeiner Hinweis erfolgen.
Für wen gilt das neue Nachweisgesetz?
Die neuen Regelungen müssen bei den Arbeitsverträgen, die ab dem 01.08.2022 geschlossen werden, von Anfang an beachtet werden. Das bedeutet, es muss teilweise schon am ersten Tag ein schriftlicher Nachweis über die genannten (und natürlich die bereits jetzt im Nachweisgesetz geregelten) Punkte erfolgen.
Bei den Bestandsmitarbeitern muss ein entsprechender Nachweis erfolgen sobald der konkrete Mitarbeiter dies wünscht. Hier gilt eine Frist von sieben Tagen bzw. einem Monat (je nachdem um welche Angabe es geht) ab dem Zeitpunkt der Aufforderung des Arbeitnehmers.
Was droht bei Verstößen?
Die Verletzung der Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz kann ab dem 01.08.2022, anders als bislang, mit einem Bußgeld von bis zu 2.000,00 € belegt werden. Darüber hinaus können Verstöße gegen das Nachweisgesetz zum Nachteil des Arbeitgebers führen, wenn in einem arbeitsgerichtlichen Prozess Streitig wird, was die Parteien im Hinblick auf einen Bestimmten Aspekt vereinbart haben.
Fazit
Das neue Nachweisgesetz bringt viele Schärfungen der bisherigen Regelungen mit sich. Insbesondere beim Thema Kündigung kommt einiges an Hinweisen hinzu. Erfreulich ist, dass der Verstoß gegen die Hinweispflicht auf die Frist der Kündigungsschutzklage nicht dazu führt, dass diese Frist nicht zu laufen beginnt. Ein Verstoß gegen das NachwG wird von nun an bußgeldbewehrt. Das Bußgeld wird vermutlich nur in besonders gravierenden Fällen ausgereizt. Aber auch die geringfügigen Verstöße könnten mit Bußgeldern in einem Bereich von mehreren hundert Euro belegt werden.
Die Arbeitgeber sollten das Thema sehr ernst nehmen und bereits im Vorfeld entsprechende Vorkehrungen treffen. Bei denjenigen Arbeitgebern die mit ihren Mitarbeitern schriftliche Arbeitsverträge schließen, müssen die entsprechenden Vorlagen zwingend auf ihre Aktualität überprüft werden. Vor allem bezüglich der Hinweise rund um das Thema Kündigung dürfte davon auszugehen sein, dass kaum ein bislang verwendetes Formular den neuen Anforderungen genügt.
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